Informácia o podmienkach spracúvania osobných údajov pre účely ubytovania na Žilinskej univerzite v Žiline podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov), /ďalej len „ Nariadenie“/ a Zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov /ďalej len „Zákon“/

Prevádzkovateľ: Žilinská univerzita v Žiline, IČO: 00397563, Univerzitná 8215/1, 010 26 Žilina, /ďalej len „UNIZA“/

1. Dotknutá osoba (študent/-ka) berie na vedomie, že UNIZA bude spracúvať osobné údaje v rozsahu uvedenom v žiadosti o ubytovanie v ubytovacom zariadení UNIZA; jedná sa o meno a priezvisko, dátum narodenia, telefón, číslo občianskeho preukazu/číslo pasu, štátnu príslušnosť, adresu trvalého bydliska, e-mail, fotografiu pre ubytovací preukaz, názov fakulty, ktorú študent navštevuje. Dotknutá osoba berie na vedomie, že ubytovanie v ubytovacích zariadeniach UNIZA, bude umožnené za splnenia podmienok stanovených za účelom ochrany života a zdravia študentov, zdravia zamestnancov a ďalších osôb v prípade vyhlásenia mimoriadnej situácie, núdzového stavu, pandémie alebo inej závažnej epidemiologickej udalosti, a to v rozsahu nevyhnutnom na splnenie povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich z právnych predpisov alebo rozhodnutí príslušných orgánov verejnej moci.
Priestory UNIZA sú monitorované kamerovým systémom, prostredníctvom ktorého dochádza k spracúvaniu podobizne a obrazových záznamov dotknutých osôb.
2. Účelom spracúvania osobných údajov je poskytovanie ubytovania v ubytovacom zariadení UNIZA, vyhotovenie zmluvy o ubytovaní a vyhotovenie ubytovacieho preukazu. Účelom spracúvania osobných údajov týkajúcich sa zdravia je realizácia opatrení na ochranu verejného zdravia, života študentov, zamestnancov a ďalších osôb v prípade pandémie alebo inej závažnej epidemiologickej situácie, ak takéto spracúvanie vyžaduje alebo umožňuje osobitný právny predpis. Účelom spracúvania osobných údajov kamerovým systémom je monitorovanie priestorov ubytovacieho zariadenia pre účel ochrany života, zdravia a majetku.
3. Právny základ spracúvania osobných údajov
- čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia – dotknutá osoba vyjadrila súhlas so spracúvaním osobných údajov v prípadoch, keď sa súhlas vyžaduje,
- čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia - spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy (o ubytovaní), ktorej zmluvnou stranou je študent/ -ka ako dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby,
- čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia - spracúvanie je nevyhnutné na účel plnenia zákonných povinností osobitných predpisov, a to Zákon č. 253/1998 Z. z. o hlásení pobytu občanov SR a registri obyvateľov SR a v prípade, ak je študent cudzinec, Zákon č. 404/2011 Z .z. o pobyte cudzincov,
- čl. 6 ods. 1 písm. d) Nariadenia – spracúvanie je nevyhnutné na ochranu životne dôležitých záujmov dotknutej osoby alebo inej fyzickej osoby,
- čl. 6 ods. 1 písm. e) Nariadenia v spojení s čl. 9 ods. 2 písm. i) Nariadenia – spracúvanie osobitných kategórií osobných údajov je nevyhnuté z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia, najmä pri ochrane pred závažnými cezhraničnými ohrozeniami zdravia alebo pri plnení povinností uložených osobitnými právnymi predpismi.
- spracúvanie je nevyhnutné na plnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme, a to Zákon č. 176/2004 Z. z. o nakladaní s majetkom verejnoprávnych inštitúcií v platnom znení,
- čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia - spracúvanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov prevádzkovateľa, najmä pri prevádzke kamerových systémov.
4. Poskytnutie osobných údajov je zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou. Ak dotknutá osoba neposkytne požadované osobné údaje, nemusí byť možné zabezpečiť plnenie zmlúv a povinností vyplývajúcich zo štúdia, ubytovania, stravovania alebo iných súvisiacich služieb poskytovaných UNIZA.
5. Doba uchovávania osobných údajov
Osobné údaje budú uchovávané po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu ich spracúvania, v súlade s platnými právnymi predpismi, registratúrnym poriadkom a registratúrnym plánom UNIZA. Pri agende ubytovania 1 až 5 rokov, účtovná agenda 10 rokov. Záznamy z kamerového systému budú uchovávané max. po dobu 72 hodín, podľa platného Usmernenia EDPB 3/2019 k spracúvaniu osobných údajov prostredníctvom kamerových zariadení, ak nie je dôvodný predpoklad, že budú poskytnuté oprávneným osobám ako dôkaz v priestupkovom, správnom alebo trestnom konaní, resp. iným orgánom/osobám, na základe právnych predpisov Európskej únie alebo vnútroštátnych právnych predpisov.
6. Kontaktné údaje zodpovednej osoby pre ochranu osobných údajov na UNIZA:
e - mail: Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebujete mať nainštalovaný JavaScript. , resp. Univerzitná 8215/1, 010 26 Žilina.
7. Práva dotknutej osoby
UNIZA informuje študenta ako dotknutú osobu o nasledovných právach vyplývajúcich z Nariadenia a Zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov:
 a) právo požadovať od UNIZA prístup k poskytnutým osobným údajom, získanie potvrdenia o tom, že sa jeho osobné údaje spracúvajú a súvisiace informácie,
 b) právo na opravu osobných údajov v prípade nesprávnych alebo neúplných osobných údajov,
 c) právo na vymazanie osobných údajov, ak sú splnené zákonné predpoklady umožňujúce výmaz osobných údajov („právo na zabudnutie“),
 d) právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov, ak sú splnené zákonné predpoklady umožňujúce obmedzenie spracúvania osobných údajov,
 e) právo na prenosnosť osobných údajov poskytnutých UNIZA, ak sú splnené zákonné predpoklady umožňujúce prenosnosť osobných údajov,
 f) právo odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov, ak je spracúvanie založené na súhlase,
 g) právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré je vykonávané na základe oprávneného záujmu podľa článku 6 ods. 1 písm. f) na kontaktné údaje uvedené v odseku 6,
 h) právo podať návrh na začatie konania Úradu na ochranu osobných údajov SR, ktorého účelom je zistiť, či došlo k porušeniu práv fyzických osôb pri spracúvaní ich osobných údajov alebo došlo k porušeniu platnej legislatívy.
8. Automatizované rozhodovanie a profilovanie
UNIZA potvrdzuje, že poskytnuté osobné údaje nie sú spracúvané prostredníctvom automatizovaného individuálneho rozhodovania a profilovania.
9. Prenos osobných údajov do tretích krajín
UNIZA neprenáša osobné údaje do tretích krajín ani medzinárodným organizáciám, pokiaľ to nie je nevyhnutné na plnenie účelu spracúvania alebo vyplýva z účasti študenta na medzinárodných programoch mobility, študijných pobytoch alebo iných aktivitách s medzinárodným prvkom. V takýchto prípadoch sa prenos uskutočňuje v súlade s Nariadením a za dodržania primeraných záruk ochrany osobných údajov.